01Responsable et périmètre
VISION TOTALE est responsable des traitements liés à ses demandes commerciales, devis, factures, comptes clients et à sa propre communication. Contact données personnelles : contact@visiontotale.fr ; adresse postale : 7 impasse des Aiguilles des Pins, 85160 Saint-Jean-de-Monts.
Lorsque nous traitons des fichiers, listes de participants ou images uniquement sur les instructions d’un client professionnel, le contrat précise les rôles de chacun et, si nécessaire, les obligations de sous-traitance au sens du RGPD.
02Informations concernées
Selon votre utilisation : identité et coordonnées professionnelles ou personnelles, entreprise, demande de devis, lieu et calendrier du projet, messages, validations, factures et références de paiement. Les productions peuvent contenir votre image, votre voix et des informations relatives aux personnes ou aux lieux filmés.
L’espace client traite aussi les accès autorisés, projets, tâches, fichiers et commentaires associés. Des données techniques, telles que l’adresse IP, le navigateur, les événements de connexion et les erreurs, sont nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.
Ne transmettez pas de données sensibles, de pièces d’identité ou de coordonnées bancaires complètes dans un message libre sauf demande précise et canal adapté. Les champs indispensables à une réponse ou à une prestation doivent être renseignés ; les autres informations sont facultatives.
03Pourquoi nous utilisons ces données
La base légale dépend de l’usage de la donnée ; toute utilisation ne repose pas sur le consentement.
| Usage | Base légale |
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| Répondre à votre demande, préparer un devis et organiser la mission | Mesures précontractuelles demandées par vous, puis exécution du contrat |
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| Livrer, commenter et valider les fichiers ; gérer l’espace client | Exécution du contrat ; intérêt légitime à coordonner les interlocuteurs professionnels |
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| Facturation et obligations comptables | Obligations légales |
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| Sécuriser les accès, prévenir les abus et défendre un droit | Intérêt légitime à protéger les personnes, le service et les droits de l’entreprise |
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| Communication commerciale | Consentement lorsque requis ; intérêt légitime pour une prospection professionnelle pertinente avec opposition simple |
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| Utilisation de portraits ou témoignages dans notre propre communication | Autorisation appropriée et base légale définies pour cette utilisation, distinctes de la seule commande |
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Origine et accès aux informations
Nous recevons les données directement de vous, de votre représentant ou de la personne qui organise la production. Pour les prises de contact professionnelles, les coordonnées peuvent provenir du site de votre entreprise, d’un annuaire professionnel ou d’une recommandation ; la source peut vous être précisée sur demande.
Seuls les membres habilités de l’équipe et les prestataires ayant besoin des informations pour leur mission y ont accès. Les fichiers partagés par lien doivent être transmis uniquement aux destinataires prévus. Vos données personnelles ne sont pas vendues.
05Prestataires et transferts
Le site et les outils de production s’appuient sur des services d’hébergement et de diffusion (ChatGPT Sites/OpenAI et Cloudflare), de base de données et d’accès client (Supabase), ainsi que sur les outils de messagerie, paiement et transfert de fichiers mobilisés pour votre commande. Les prestataires concernés reçoivent uniquement les données nécessaires à leur rôle.
Certains prestataires et leurs sous-traitants opèrent hors de l’Espace économique européen. Selon le service et sa configuration, un transfert doit être couvert par une décision d’adéquation ou des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types. Nous ne présentons pas l’ensemble de l’hébergement comme exclusivement français ou européen. Contactez-nous pour connaître les prestataires, destinations et garanties applicables à votre projet.
06Durées de conservation
La conservation dépend de la finalité. Les informations nécessaires à une obligation légale ou à un litige sont isolées de l’utilisation courante. Les critères ci-dessous n’impliquent pas que tous les rushes soient archivés pendant la durée des pièces comptables.
| Catégorie | Durée ou critère |
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| Demandes sans commande et prospection | Jusqu’à 3 ans après la collecte ou le dernier contact actif du prospect, sauf opposition ou nécessité distincte |
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| Gestion du projet et compte client | Pendant la relation et le temps nécessaire à la livraison et au suivi ; accès retiré lorsqu’il n’est plus nécessaire |
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| Devis, contrats et preuve des échanges | Archivage limité aux délais de prescription applicables, généralement 5 ans ; certains contrats électroniques consommateurs de 120 € ou plus : 10 ans selon les règles applicables |
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| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné |
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| Rushes, photos, masters et galeries | Durée de livraison, d’accès et d’archivage définie au devis ou dans les informations de livraison ; prolongation à convenir |
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| Autorisations d’image et preuve des droits | Pendant l’exploitation autorisée, puis selon la durée nécessaire à la preuve et aux recours |
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Personnes filmées, mariages et mineurs
Le client et Vision Totale organisent l’information des participants et les autorisations adaptées au projet. Une autorisation de filmer un événement ne vaut pas automatiquement autorisation de publier le portrait d’un invité dans une publicité. Une utilisation promotionnelle identifiable fait l’objet d’un cadre distinct.
Une attention particulière est portée aux mineurs et aux autorisations de leurs représentants légaux lorsque requises. Signalez-nous avant le tournage les personnes qui ne souhaitent pas être filmées. Une demande ultérieure sera examinée selon les droits applicables et les possibilités techniques.
08Assistance par IA et outils créatifs
Le site propose une assistance conversationnelle à la demande. Les messages saisis peuvent être traités par un service d’IA pour préparer une réponse. Évitez d’y saisir des informations confidentielles ou sensibles ; une réponse automatisée ne constitue pas un devis accepté. Vous pouvez toujours contacter l’équipe par courriel.
Pour les prestations de retouche ou de création assistée, l’emploi d’outils externes doit rester compatible avec les droits sur les fichiers, la confidentialité et le cadre convenu. Une décision contractuelle ayant un effet significatif n’est pas prise sur la seule réponse du chatbot.
09Exercer vos droits
Selon le traitement, vous disposez de droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Vous pouvez retirer un consentement sans remettre en cause le traitement licite antérieur et vous opposer à la prospection. Ces droits ne suppriment pas les obligations de conservation légales.
Écrivez à contact@visiontotale.fr en précisant votre demande et les éléments concernés. Nous répondons en principe sous un mois ; une prolongation motivée pouvant aller jusqu’à deux mois supplémentaires est possible dans les cas prévus par le RGPD. En cas de doute raisonnable, une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire.
10Réclamation et sécurité
Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, notamment via www.cnil.fr/fr/plaintes. Nous vous invitons aussi à nous signaler toute difficulté pour rechercher une solution.
Les accès sont limités selon les rôles et les échanges utilisent des connexions chiffrées. Aucun système n’étant infaillible, signalez immédiatement un lien divulgué ou un accès suspect. Les mesures prises et les notifications éventuelles sont déterminées selon la nature de l’incident et les obligations applicables.
